Το Excel είναι ένα από τα πιο δυνατά εργαλεία που χρησιμοποιεί η συντριπτική πλειοψηφία των λογιστών στον κόσμο! Δείτε μία από τις πιο δυνατές συναρτήσεις του Excel, ιδαίτερα χρήσιμες στην καθημερινότητα ενός λογιστικού γραφείου.
Η συνάρτηση IF
Ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλετε να εξετάσετε υποθέσεις. Για παράδειγμα, έχετε μια λίστα πελατών σας σε μια στήλη και στη διπλανή έχετε το εισόδημά τους. Στην τρίτη στήλη θέλετε να υπολογίσετε το φόρο που αναλογεί σε κάθε εισόδημα. (Αν θελήσετε να αντιγράψετε τον πίνακα σε δικό σας Excel για να κάνετε δοκιμές, προσέξτε ότι ο πίνακας ξεκινά από το κελί B2 και καταλήγει στο κελί D7).
Αν υποθέσουμε ότι το αφορολόγητο όριο είναι 5.000 ευρώ και μετά από αυτό το όριο το εισόδημα φορολογείται με 10%, χρειάζεστε μια συνάρτηση που θα εξετάσει το εισόδημα κάθε πελάτη της λίστας και θα επιστρέψει 0 (μηδέν) αν το εισόδημα είναι μικρότερο από 5.000€ ή το 10% του εισοδήματος αν αυτό ξεπερνά το όριο των 5.000€.
Η συνάρτηση αυτή είναι η IF και η γενική λογική της είναι:
1. Εξετάζουμε αν μια υπόθεση είναι σωστή.
2. Επιστρέφουμε ένα αποτέλεσμα αν είναι σωστή.
3. Επιστρέφουμε ένα άλλο αποτέλεσμα αν είναι λανθασμένη.
Συντάσεται ως εξής:
=IF(ΕΞΕΤΑΣΗ ΥΠΟΘΕΣΗΣ;ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΑΝ Η ΥΠΟΘΕΣΗ ΕΙΝΑΙ ΣΩΣΤΗ;ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΑΝ Η ΥΠΟΘΕΣΗ ΕΙΝΑΙ ΛΑΘΟΣ)
Στο παράδειγμά μας θέλουμε να εξετάσουμε ΑΝ το κάθε εισόδημα ξεπερνά τις 5.000 ευρώ (ΕΞΕΤΑΣΗ ΥΠΟΘΕΣΗΣ). Αν τις ξεπερνά, θέλουμε η συνάρτηση να επιστρέψει τον φόρο που αναλογεί, δηλαδή το 10% του εισοδήματος (ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΣΩΣΤΗΣ ΥΠΟΘΕΣΗΣ). Αν δεν τις ξεπερνά, θέλουμε να επιστρέψει μηδενικό φόρο (ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΗΣ ΥΠΟΘΕΣΗΣ).
Και πιο συγκεκριμένα, θα γράψουμε στο πρώτο άδειο κελί (D3) της στήλης ΦΟΡΟΣ την εξής συνάρτηση IF:
=IF(C3>5000;C3*10%;0)
Πατώντας Enter αφού γράψουμε τη συνάρτηση, βλέπουμε την τιμή 590,00 €, δηλαδή το 10% του εισοδήματος 5.900,00 €.
Η IF ξεκινά με το άνοιγμα μιας παρένθεσης που θα φιλοξενήσει τα 3 μέρη της. Στη συνέχεια κάνει την υπόθεση C3>5000, δηλαδή ερευνά αν το κελί C3 του πίνακα έχει μια τιμή που ξεπερνά τις 5.000.
Αν ξεπερνά τις 5.000 τότε θα κάνει την πράξη C3*10% για να υπολογίσει και να επιστρέψει το ποσό του αναλογούντα φόρου.
Αν δεν ξεπερνά τις 5.000 τότε απλά θα επιστρέψει ένα 0.
Αν τραβήξετε το πράσινο τετράγωνο κουτάκι της κάτω δεξιάς γωνίας του κελιού D3 μέχρι το κελί D7, η συνάρτηση θα υπολογίσει αυτόματα τον αναλογούντα φόρο για όλους τους πελάτες του πίνακα.
Επαναλαμβανόμενες συνταρτήσεις IF
Φυσικά αυτό είναι ένα απλό (έως... ουτοπικό) παράδειγμα χρήσης της συνάρτησης IF σε ένα σύγχρονο λογιστικό γραφείο της χώρας μας. Σε πραγματικές συνθήκες, οι κλίμακες φόρου είναι αρκετές και σε κάθε ποσό θα πρέπει να εφαρμόζονται περισσότερες από μία υποθέσεις.
Ας δούμε άλλο ένα παράδειγμα με τρεις κλίμακες αυτή τη φορά. Μέχρι 5.000 ευρώ εισοδήματος ο φόρος είναι μηδενικός, από 5.000 μέχρι 10.000 φορολογείται με 10% και πάνω από 10.000 φορολογείται με 20%.
Θα χρησιμοποιήσουμε 2 συνεχόμενες συναρτήσεις IF για να βρούμε το ποσοστό του φόρου που αναλογεί (0, 10 ή 20%) και στη συνέχεια θα το πολλαπλασιάσουμε με το εισόδημα ώστε να βρούμε το ποσό του φόρου.
Θα γράψουμε στο κελί D3:
=IF(C3>10000;20%;IF(C3>5000;10%;0%)) * C3
Ας δούμε την παραπάνω συνάρτηση κομμάτι κομμάτι και ας την εξηγήσουμε σε απλά Ελληνικά:
1. Αν το εισόδημα (κελί C3) είναι μεγαλύτερο από 10.000 (=IF(C3>10000)
2. Τότε επέστρεψε ο συντελεστής φορολόγησης είναι 20% (;20%)
3. Αλλιώς, δηλαδή αν το εισόδημα είναι 10.000 και κάτω, εξέτασε αν είναι πάνω από 5.000 (;IF(C3>5000)
4. Αν είναι πάνω από 5.000, τότε ο συντελεστής είναι 10% (;10%)
5. Αλλιώς, δηλαδή αν το εισόδημα είναι 5.000 και κάτω, τότε επέστρεψε ο συντελεστής είναι μηδενικός (;0%)
Το αποτέλεσμα των 2 συνεχόμενων συναρτήσεων IF, που μπορεί να είναι είτε 20%, είτε 10% είτε 0%, το πολλαπλασιάζουμε με το εισόδημα ( * C3) ώστε η συνολική συνάρτηση να επιστρέψει το ποσό του φόρου.
Ελπίζουμε να βοηθήσαμε με τα παραπάνω να κατανοήσετε αυτή την ιδιαίτερα δυνατή και χρήσιμη συνάρτηση του Excel που μπορεί να σας λύσει τα χέρια σε πολλές περιπτώσεις που το κύριο ζητούμενο είναι να γίνουν κάποιοι υπολογισμοί με βάση υποθέσεις.
Ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλετε να εξετάσετε υποθέσεις. Για παράδειγμα, έχετε μια λίστα πελατών σας σε μια στήλη και στη διπλανή έχετε το εισόδημά τους. Στην τρίτη στήλη θέλετε να υπολογίσετε το φόρο που αναλογεί σε κάθε εισόδημα. (Αν θελήσετε να αντιγράψετε τον πίνακα σε δικό σας Excel για να κάνετε δοκιμές, προσέξτε ότι ο πίνακας ξεκινά από το κελί B2 και καταλήγει στο κελί D7).
Δείτε την εικόνα:
Η συνάρτηση αυτή είναι η IF και η γενική λογική της είναι:
1. Εξετάζουμε αν μια υπόθεση είναι σωστή.
2. Επιστρέφουμε ένα αποτέλεσμα αν είναι σωστή.
3. Επιστρέφουμε ένα άλλο αποτέλεσμα αν είναι λανθασμένη.
Συντάσεται ως εξής:
=IF(ΕΞΕΤΑΣΗ ΥΠΟΘΕΣΗΣ;ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΑΝ Η ΥΠΟΘΕΣΗ ΕΙΝΑΙ ΣΩΣΤΗ;ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΑΝ Η ΥΠΟΘΕΣΗ ΕΙΝΑΙ ΛΑΘΟΣ)
Στο παράδειγμά μας θέλουμε να εξετάσουμε ΑΝ το κάθε εισόδημα ξεπερνά τις 5.000 ευρώ (ΕΞΕΤΑΣΗ ΥΠΟΘΕΣΗΣ). Αν τις ξεπερνά, θέλουμε η συνάρτηση να επιστρέψει τον φόρο που αναλογεί, δηλαδή το 10% του εισοδήματος (ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΣΩΣΤΗΣ ΥΠΟΘΕΣΗΣ). Αν δεν τις ξεπερνά, θέλουμε να επιστρέψει μηδενικό φόρο (ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΗΣ ΥΠΟΘΕΣΗΣ).
Και πιο συγκεκριμένα, θα γράψουμε στο πρώτο άδειο κελί (D3) της στήλης ΦΟΡΟΣ την εξής συνάρτηση IF:
=IF(C3>5000;C3*10%;0)
Πατώντας Enter αφού γράψουμε τη συνάρτηση, βλέπουμε την τιμή 590,00 €, δηλαδή το 10% του εισοδήματος 5.900,00 €.
Η IF ξεκινά με το άνοιγμα μιας παρένθεσης που θα φιλοξενήσει τα 3 μέρη της. Στη συνέχεια κάνει την υπόθεση C3>5000, δηλαδή ερευνά αν το κελί C3 του πίνακα έχει μια τιμή που ξεπερνά τις 5.000.
Αν ξεπερνά τις 5.000 τότε θα κάνει την πράξη C3*10% για να υπολογίσει και να επιστρέψει το ποσό του αναλογούντα φόρου.
Αν δεν ξεπερνά τις 5.000 τότε απλά θα επιστρέψει ένα 0.
Αν τραβήξετε το πράσινο τετράγωνο κουτάκι της κάτω δεξιάς γωνίας του κελιού D3 μέχρι το κελί D7, η συνάρτηση θα υπολογίσει αυτόματα τον αναλογούντα φόρο για όλους τους πελάτες του πίνακα.
Δείτε την εικόνα:
Επαναλαμβανόμενες συνταρτήσεις IF
Φυσικά αυτό είναι ένα απλό (έως... ουτοπικό) παράδειγμα χρήσης της συνάρτησης IF σε ένα σύγχρονο λογιστικό γραφείο της χώρας μας. Σε πραγματικές συνθήκες, οι κλίμακες φόρου είναι αρκετές και σε κάθε ποσό θα πρέπει να εφαρμόζονται περισσότερες από μία υποθέσεις.
Ας δούμε άλλο ένα παράδειγμα με τρεις κλίμακες αυτή τη φορά. Μέχρι 5.000 ευρώ εισοδήματος ο φόρος είναι μηδενικός, από 5.000 μέχρι 10.000 φορολογείται με 10% και πάνω από 10.000 φορολογείται με 20%.
Θα χρησιμοποιήσουμε 2 συνεχόμενες συναρτήσεις IF για να βρούμε το ποσοστό του φόρου που αναλογεί (0, 10 ή 20%) και στη συνέχεια θα το πολλαπλασιάσουμε με το εισόδημα ώστε να βρούμε το ποσό του φόρου.
Θα γράψουμε στο κελί D3:
=IF(C3>10000;20%;IF(C3>5000;10%;0%)) * C3
Ας δούμε την παραπάνω συνάρτηση κομμάτι κομμάτι και ας την εξηγήσουμε σε απλά Ελληνικά:
1. Αν το εισόδημα (κελί C3) είναι μεγαλύτερο από 10.000 (=IF(C3>10000)
2. Τότε επέστρεψε ο συντελεστής φορολόγησης είναι 20% (;20%)
3. Αλλιώς, δηλαδή αν το εισόδημα είναι 10.000 και κάτω, εξέτασε αν είναι πάνω από 5.000 (;IF(C3>5000)
4. Αν είναι πάνω από 5.000, τότε ο συντελεστής είναι 10% (;10%)
5. Αλλιώς, δηλαδή αν το εισόδημα είναι 5.000 και κάτω, τότε επέστρεψε ο συντελεστής είναι μηδενικός (;0%)
Το αποτέλεσμα των 2 συνεχόμενων συναρτήσεων IF, που μπορεί να είναι είτε 20%, είτε 10% είτε 0%, το πολλαπλασιάζουμε με το εισόδημα ( * C3) ώστε η συνολική συνάρτηση να επιστρέψει το ποσό του φόρου.
Δείτε την εικόνα:
Ελπίζουμε να βοηθήσαμε με τα παραπάνω να κατανοήσετε αυτή την ιδιαίτερα δυνατή και χρήσιμη συνάρτηση του Excel που μπορεί να σας λύσει τα χέρια σε πολλές περιπτώσεις που το κύριο ζητούμενο είναι να γίνουν κάποιοι υπολογισμοί με βάση υποθέσεις.
