Δείτε τη διαδικασία βήμα-βήμα για να μοιράσετε τα δεδομένα μιας στήλης σε δύο στήλες, χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση IF του Excel.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα κινήσεων, εσόδων και εξόδων που πιθανόν έχει εισαχθεί στο Excel από κάποιο άλλο πρόγραμμα και έχει την παρακάτω μορφή:
Παρατηρήστε ότι όλα τα ποσά βρίσκονται στην τρίτη στήλη (στο παράδειγμά μας είναι η στήλη D), ενώ στη δεύτερη (στήλη C) έχουμε την ένδειξη για τον τύπο κίνησης κάθε ποσού. Σημειώστε επίσης ότι τα δεδομένα μας ξεκινούν από τη γραμμή 4 και φτάνουν έως τη γραμμή 8.
Πολλές φορές η διάταξη αυτή δεν μας είναι ιδιαίτερα χρήσιμη καθώς δεν μπορούμε να εφαρμόσουμε εύκολα άλλες συναρτήσεις και υπολογισμούς, όπως για παράδειγμα να δούμε το σύνολο των εσόδων και των εξόδων. Αν τα ποσά ήταν μοιρασμένα σε δύο στήλες, μία για τα έσοδα και μία για τα έξοδα, θα ήταν σίγουρα πιο βολικό. Ας δούμε πώς μπορούμε να το επιτύχουμε αυτό με τη χρήση της συνάρτησης IF του Excel.
Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσουμε δύο νέες στήλες, μία για τα έσοδα (στήλη E) και μία για τα έξοδα (στήλη F) και μετά να συντάξουμε τη συνάρτηση IF που θα φέρει τα αντίστοιχα ποσά στις αντίστοιχες στήλες.
Η συνάρτηση που θα χρησιμοποιήσουμε στη στήλη των εσόδων (E) έχει τη λογική: "Αν η στήλη ΤΥΠΟΣ ΚΙΝΗΣΗΣ γράφει ΕΣΟΔΑ, τότε επέστρεψε το αντίστοιχο ΠΟΣΟ, αλλιώς επέστρεψε κενό" και επίσης για τη στηλη των εξόδων (F): "Αν η στήλη ΤΥΠΟΣ ΚΙΝΗΣΗΣ γράφει ΕΞΟΔΑ, τότε επέστρεψε το αντίστοιχο ΠΟΣΟ, αλλιώς επέστρεψε κενό".
Στο πρώτο κενό κελί της στήλης των εδόδων (E) θα τη συντάξουμε ως εξής:
=IF(C4="ΕΣΟΔΑ";D4;"")
Και στη στήλη F των εξόδων:
=IF(C4="ΕΞΟΔΑ";D4;"")
Αφού συντάξουμε τις 2 συναρτήσεις, θα τις αντιγράψουμε μέχρι την τελευταία γραμμή 8 των δεδομένων:
Μετά τα παραπάνω βήματα, ο πίνακάς μας θα δείχνει κάπως έτσι:
Σε αυτό το στάδιο θα είναι καλά να διαγράψουμε τη δεύτερη στήλη (ΤΥΠΟΣ ΚΙΝΗΣΗΣ) και την τρίτη (ΠΟΣΟ) καθώς δεν μας χρειάζονται πλέον. Για να γίνει αυτό χωρίς να χαλάσουμε τις συναρτήσεις οι οποίες χρησιμοποιούν τις δύο αυτές στήλες, κάνουμε τα παρακάτω βήματα:
Επιλέγουμε όλα τα κελιά που περιέχουν τις συναρτήσεις IF και τα αντιγράφουμε στο πρόχειρο:
Και στη συνέχεια κάνουμε επικόλληση ως τιμές, ώστε να παραμείνουν στα κελιά μόνο οι τιμές και διαγραφούν οι συναρτήσεις μας:
Αυτό θα είναι το τελικό αποτέλεσμα, μετά τα παραπάνω βήματα. Κρατήσαμε μόνο τις δύο στήλες που μας ενδιαφέρουν και μπορούμε πλέον να εφαρμόσουμε σύνολα:
