Εξερευνώντας τα πλεονεκτήματα και τις πιθανές χρήσεις του Excel, ειδικά για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις του τουριστικού κλάδου.
MS Excel: πολλά περισσότερα από απλά υπολογιστικά φύλλα!
Από τη δημιουργία του το 1982 (ονομάστηκε Multiplan τότε), το Excel έχει βοηθήσει εκατομμύρια χρήστες και επιχειρήσεις στις καθημερινές τους λειτουργίες, είτε ως μια απλή αριθμομηχανή υπολογιστικών φύλλων, είτε ως σύνθετη αυτόνομη εφαρμογή που διαχειρίζεται τις συνολικές διεργασίες μιας επιχείρησης.
Σήμερα, περισσότερα από 750 εκατομμύρια άτομα χρησιμοποιούν το Excel καθημερινά (πηγή: excelwithbusiness.com), ενώ η σουίτα του Office (που περιλαμβάνει το Excel) έχει πάνω από 1 δισεκατομμύριο εγκαταστάσεις παγκοσμίως (πηγή: windowscentral.com), καθιστώντας το Excel μία από τις πιο αναγνωρίσιμες και χρησιμοποιημένες εφαρμογές στον κόσμο.
Είναι σχεδόν βέβαιο ότι έχετε ακούσει για το Excel και πιθανώς έχετε ήδη εργαστεί με τα κελιά, τους πίνακες και τις συναρτήσεις του, οπότε πιθανότατα είστε εξοικειωμένοι με τη δύναμη, την ταχύτητα και την αξιοπιστία του.
Είναι το Excel κατάλληλο για την τουριστική μου επιχείρηση;
Εάν είστε ιδιοκτήτης ή εργάζεστε σε μια μικρή ή μεσαία ταξιδιωτική εταιρεία, τότε το Excel είναι ιδανικό για την επιχείρησή σας. Μπορεί να παρέχει γρήγορες και αποτελεσματικές λύσεις σε καθημερινά προβλήματα, εξαλείφοντας τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και εξοικονομώντας πολύ χρόνο που μπορείτε στη συνέχεια να επενδύσετε σε πιο δημιουργικά πράγματα!
Οι περισσότερες εταιρείες σε όλους τους κλάδους χρησιμοποιούν το Excel για τις «κλασικές δυνάμεις» του, όπως προϋπολογισμό, διαχείριση πωλήσεων, διαχείριση μισθοδοσίας και ανθρώπινου δυναμικού, ανάλυση δεδομένων, λογιστική, τιμολόγηση, διαχείριση αποθεμάτων, αναφορές...
Αλλά μια εταιρεία του τουριστικού κλάδου μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει το Excel για μια σειρά άλλων, εστιασμένων χρήσεων, όπως οι παρακάτω:
1. Διαχείριση κρατήσεων και ημερολόγια
Το Excel είναι ένα τέλειο εργαλείο για να οργανώσετε τις επερχόμενες εργασίες, τις δραστηριότητες και τις κρατήσεις σας.
Για παράδειγμα, ένας ταξιδιωτικός πράκτορας μπορεί έχει ένα δυναμικό ημερολόγιο στο Excel που θα δείχνει όλα τα επερχόμενα ταξίδια και τις δραστηριότητες. Με ένα κλικ ενός κουμπιού, θα μπορούσε να προσθέσει νέες κρατήσεις, να επεξεργαστεί ή να ακυρώσει τις υπάρχουσες, να ελέγξει ή να αλλάξει το κόστος κάθε κράτησης.
2. Διαχείριση και παρακολούθηση των εισερχόμενων αιτημάτων
Με το Excel, μπορείτε να οργανώσετε τα εισερχόμενα αιτήματα των πελατών σας σε μια δυναμική εφαρμογή που θα απλοποιήσει τη διαδικασία διαχείρισης και παρακολούθησης τους.
Δημιουργήστε λίστες ελέγχου για τα αιτήματά σας, ορίστε υπενθυμίσεις και επακόλουθες ενέργειες, δείτε βασικά στατιστικά στοιχεία σχετικά με τα ποσοστά μετατροπών και τις πηγές δυνητικών πελατών… Με τη βοήθεια του Outlook, μπορείτε ακόμη και να στείλετε μηνύματα και υπενθυμίσεις στους πελάτες σας απευθείας από το Excel!
3. Εργαλεία παρακολούθησης της εξέλιξης των ταξιδιών σας
Εργαλεία Excel που βοηθούν στην παρακολούθηση της προόδου των ταξιδιών και των δραστηριοτήτων σας. Μπορείτε εύκολα να ελέγξετε τα επερχόμενα ταξίδια σας, να κρατήσετε σημειώσεις και να αποθηκεύσετε λεπτομέρειες σχετικά με την πρόοδο κάθε ταξιδιού ή δραστηριότητας.
4. Δημιουργία προτεινόμενων δρομολογίων και προσφορών
Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές του ταξιδιωτικού τομέα, η δυνατότητα εύκολης δημιουργίας προσαρμοσμένων δρομολογίων και η απάντηση στα αιτήματα των πελατών σας με όμορφες προτάσεις και προσφορές. Το Excel μπορεί να κάνει "μαγικά" για τις συγκεκριμένες εργασίες, αυτοματοποιώντας πλήρως τη διαδικασία, από τον αρχικό σχεδιασμό ενός προσαρμοσμένου ταξιδιού έως τη δημιουργία του τελικού αρχείου pdf που θα στείλετε στους πελάτες σας.
5. Αυτοματοποιημένη δημιουργία vouchers
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε vouchers των πελατών σας με λίγα clicks! Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο voucher και μερικές δυναμικές φόρμες, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες για κάθε κουπόνι, να δημιουργήσετε και να αποστείλετε αρχεία pdf με εύκολο τρόπο.
6. Άλλες χρήσεις του Excel
Υπάρχουν ατελείωτες άλλες χρήσεις του Excel μέσα σε μια ταξιδιωτική εταιρεία - κάθε οργανισμός έχει τα μοναδικά χαρακτηριστικά και τις προδιαγραφές του και το Excel μπορεί να προσαρμοστεί εύκολα σε αυτά. Πολλές εταιρείες βασίζονται στο Excel για τη σωστή κοστολόγηση και την τιμολόγηση των προϊόντων και των υπηρεσιών τους, ενώ άλλες χρησιμοποιούν το Excel για τον προγραμματισμό των αναρτήσεών τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ακόμη και για να αυτοματοποιήσουν τη δημιουργία των tags που χρησιμοποιούν τακτικά στις αναρτήσεις τους!
Μειονεκτήματα του Excel
Υπάρχουν γνωστοί περιορισμοί του Excel, όπως για παράδειγμα οι περιορισμένες δυνατότητες ταυτόχρονης εργασίας πολλών ατόμων στις εφαρμογές του. Σε πολλές περιπτώσεις, δεν είναι δυνατή η ταυτόχρονη ενημέρωση μιας προσαρμοσμένης εφαρμογής Excel με πολλούς χρήστες, επειδή οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές χρησιμοποιούν κωδικοποίηση μακροεντολών, η οποία δεν είναι συμβατή με περιβάλλοντα πολλαπλών χρηστών. Ωστόσο, είναι δυνατή η αποθήκευση μιας εφαρμογής Excel στο cloud, ώστε όποιος έχει πρόσβαση να μπορεί να ανοίξει μια εφαρμογή από οπουδήποτε στον κόσμο, να την ενημερώσει και να την αποθηκεύσει ώστε να είναι επίκαιρη και για τους υπόλοιπους χρήστες της.
Ένας άλλος περιορισμός των εφαρμογών Excel με κώδικα μακροεντολών είναι η έλλειψη συμβατότητας με smartphones και tablets. Οι προσαρμοσμένες εφαρμογές που αναπτύσσονται στο Excel είναι πλήρως συμβατές με υπολογιστές / laptops που βασίζονται σε Windows και έχουν ήδη εγκατεστημένη τη σουίτα του Office.
Μια ακόμη σημαντική παράμετρος που πρέπει να θυμάστε είναι ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων, ο οποίος φυσικά υπάρχει για κάθε εφαρμογή, όχι μόνο για αυτές που βασίζονται στο Excel. Στο Excel, όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα αρχείο, οπότε εάν αυτό το αρχείο διαγραφεί ή καταστραφεί, είναι πολύ πιθανό ότι δεν θα μπορείτε να επαναφέρετε τα δεδομένα σας. Η τακτική διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας εξαλείφει αυτόν τον κίνδυνο.
Πλεονεκτήματα της χρήσης προσαρμοσμένων εφαρμογών Excel στην επιχείρησή σας
α. Γρήγορο, ισχυρό και αξιόπιστο.
Εάν έχετε ήδη δουλέψει με το Excel, σίγουρα γνωρίζετε τα παραπάνω πλεονεκτήματά του! Το Excel είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στα υπολογιστικά φύλλα και κάθε νέα έκδοσή του προσθέτει νέες δυνατότητες και εργαλεία που βοηθούν τους χρήστες να επιτύχουν περισσότερα με λιγότερη προσπάθεια.
β. Μικρή καμπύλη εκμάθησης - Εξοικείωση των χρηστών - Φιλικότητα προς τον χρήστη.
Οι περισσότεροι από τους χρήστες είναι ήδη εξοικειωμένοι με τη βασική χρήση του Excel και κάποιος μπορεί να μάθει τα βασικά του σε σύντομο χρονικό διάστημα. Αυτό σημαίνει ότι με μια προσαρμοσμένη εφαρμογή Excel δεν χρειάζεται να επενδύσετε χρόνο και χρήμα για να μάθετε μια ολοκαίνουργια πλατφόρμα λογισμικού.
γ. Χαμηλό κόστος αγοράς και συντήρησης προσαρμοσμένων εφαρμογών.
Γενικά, οι προσαρμοσμένες εφαρμογές Excel δεν απαιτούν ετήσιες συνδρομές, κόστος υποστήριξης και κόστος ανά χρήστη / άδεια. Στις περισσότερες περιπτώσεις, πρέπει να επενδύσετε μόνο ένα εφάπαξ κόστος για την ανάπτυξη της εφαρμογής και στη συνέχεια είστε ελεύθεροι να τη χρησιμοποιήσετε στον υπολογιστή του γραφείου ή του σπιτιού σας ή στον φορητό υπολογιστή σας. Αυτό το κόστος είναι συχνά σημαντικά χαμηλότερο από μια εμπορική έτοιμη εφαρμογή, η οποία συνήθως περιέχει λειτουργίες που κατά βάση δεν σας είναι χρήσιμες για τη δικό σας τρόπο εργασίας.
Με μια προσαρμοσμένη εφαρμογή Excel, πληρώνετε μόνο για τις λειτουργίες που χρησιμοποιείτε πραγματικά. Το κόστος μπορεί να είναι ακόμη και μηδενικό, εάν επενδύσετε χρόνο για διαδικτυακή έρευνα ώστε να βρείτε οδηγίες και πρότυπα για το Excel που προσφέρονται δωρεάν.
δ. Δεδομένα χωρίς σφάλματα, ελαχιστοποιώντας την εισαγωγή δεδομένων από το χρήστη.
Υπάρχουν πολλά άρθρα στο διαδίκτυο (συνήθως προωθούν εφαρμογές ανταγωνιστικές προς το Excel) με τον ισχυρισμό ότι τα περισσότερα αρχεία του Excel περιέχουν σφάλματα. Η αλήθεια είναι ότι το Excel δεν μπορεί να παράγει μόνο του λάθη. Εάν ένας χρήστης παρέχει εσφαλμένα δεδομένα σε μια εφαρμογή Excel, τότε η εφαρμογή θα επιστρέψει εσφαλμένα αποτελέσματα. Οι προσαρμοσμένες εφαρμογές Excel χρησιμοποιούν αυτοματισμό για να ελαχιστοποιήσουν την εισαγωγή δεδομένων από το χρήστη και έτσι να εξαλείψουν τα ανθρώπινα λάθη. Εάν εμπιστευθείτε την ανάπτυξη της εφαρμογής σας σε έναν έμπειρο επαγγελματία προγραμματιστή του Excel, τότε είναι βέβαιο ότι η εφαρμογή σας δεν θα περιέχει σφάλματα. Αντίθετα, θα σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από λάθη!
ε. Εξάλειψη επαναλαμβανόμενων εργασιών.
Εάν χρησιμοποιείτε πολύ το Excel, πιθανότατα έχετε παρατηρήσει ότι εκτελείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες στην καθημερινή σας εργασία μαζί του. Με μερικές μακροεντολές που χρησιμοποιούν τη γλώσσα προγραμματισμού VBA του Excel, μπορείτε να έχετε κουμπιά που ολοκληρώνουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες σε δευτερόλεπτα, εξοικονομώντας πολύ χρόνο και χρήμα.
στ. Οι προσαρμοσμένες εφαρμογές του Excel μπορούν να αναβαθμιστούν εύκολα.
Αυτή είναι μια από τις πιο ενδιαφέρουσες «δυνάμεις» του Excel. Το επιχειρηματικό περιβάλλον αλλάζει, οι ανάγκες των πελατών αλλάζουν επίσης, ακόμη και ο τρόπος λειτουργίας σας είναι μια δυναμική διαδικασία. Οι εφαρμογές του Excel είναι πολύ ευέλικτες και μπορούν εύκολα να προσαρμοστούν σε όλες αυτές τις αλλαγές. Μια επιτυχημένη προσαρμοσμένη εφαρμογή Excel ακολουθεί την εξέλιξη της επιχείρησής σας και ωριμάζει με αυτήν.
Main photo credit: Mika Baumeister
