Η εφαρμογή Excel για τη διαχείριση των τιμολογίων προς τους πελάτες σας καθώς και των πληρωμών που δέχεστε από αυτούς, είναι ένα γρήγορο και πρακτικό εργαλείο που θα σας βοηθήσει να ελέγχετε ανά πάσα στιγμή την αποπληρωμή και τα υπόλοιπα του κάθε πελάτη σας. Παρέχεται επίσης προαιρετικά η δυνατότητα να παρακολουθείτε τις κινήσεις και τα υπόλοιπα ανά έργο και ανά πελάτη.
Στην παραπάνω κεντρική εικόνα του άρθρου, βλέπετε την αρχική οθόνη της εφαρμογής. Περιέχει συντομεύσεις για όλες τις ενότητες, ενώ σε κάθε ξεχωριστή ενότητα υπάρχει κουμπί επιστροφής σε αυτή την οθόνη, ώστε η μετάβαση από ενότητα σε ενότητα να είναι εύκολη και άμεση. Παρέχεται επίσης η δυνατότητα να προστεθεί το δικό σας λογότυπο στο πάνω αριστερά τμήμα της αρχικής οθόνης.
Καρτέλα Πελατών:
Εδώ υπάρχουν τα βασικά στοιχεία των πελατών σας στις πρώτες στήλες, ενώ στη συνέχεια θα βρείτε τα χρήσιμα στατιστικά στοιχεία για κάθε πελάτη: το ποσοστό των πληρωμών που σας έχει κάνει σε σχέση με τα τιμολόγια που τού έχετε εκδόσει, το συνολικό ποσό των τιμολογίων, το συνολικό ποσό των πληρωμών και το ανοιχτό υπόλοιπο κάθε πελάτη.
Στην ίδια φιλοσοφία είναι κτισμένη και η καρτέλα έργων, η χρήση της οποίας είναι προαιρετική. Σε αυτή την καρτέλα αποθηκεύετε τα έργα (projects) τα οποία θέλετε να παρακολουθείτε οικονομικά.
Μπορείτε εύκολα να εισάγετε έναν νέο πελάτη ή έργο πατώντας το μπλε κουμπί με το "+" στο πάνω δεξιά μέρος της οθόνης. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε έναν πελάτη ή ένα έργο που τυχόν δημιουργήσατε από λάθος, κάνοντας διπλό κλικ στο κελί με το Χ στα δεξιά.
Κάνοντας διπλό κλικ στο ID κάποιου πελάτη, ανοίγει αυτόματα η φόρμα καταχώρισης τιμολογίου με τα στοιχεία του πελάτη που επιλέξατε.
Φόρμα καταχώρισης τιμολογίου:
Με τη φόρμα αυτή αποθηκεύετε στη βάση δεδομένων της εφαρμογής τα βασικά στοιχεία ενός τιμολογίου προς πελάτη σας. Συμπληρώνετε τα παρακάτω στοιχεία:
1. Ημερομηνία τιμολογίου, την οποία επιλέγετε από ένα μικρό ημερολόγιο.
2. Αριθμός τιμολογίου.
3. Πελάτη, είτε τον επιλέγετε από την αναδυόμενη λίστα, είτε κάνοντας διπλό κλικ στο ID του στην καρτέλα Πελάτες.
4. Το έργο για το οποίο έχει εκδοθεί το τιμολόγιο του προμηθευτή σας (προαιρετικά).
5. Το συνολικό ποσό του τιμολογίου.
6. Τυχόν παρατηρήσεις σας για το συγκεκριμένο τιμολόγιο.
Πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί μπορείτε να καθαρίσετε τη φόρμα ή να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο στο αρχείο τιμολογίων της εφαρμογής.
Αρχείο τιμολογίων
Σε αυτό τον πίνακα είναι αποθηκευμένα όλα τα τιμολόγια που εισάγετε στην εφαρμογή. Αν έχετε εξοικείωση με τα φίλτρα του Excel, μπορείτε να εφαρμόσετε κάθε συνδυασμό φίλτρων στις διαθέσιμες στήλες του πίνακα ώστε να απομονώσετε συγκεκριμένα τιμολόγια και να έχετε άμεση πληροφόρηση.
Κάνοντας διπλό κλικ στον αριθμό ενός τιμολογίου, ανοίγει αυτόματα η φόρμα καταχώρισης πληρωμής, με αυτόματα συμπληρωμένα στα αντίστοιχα πεδία τα στοιχεία του τιμολογίου που επιλέξατε, ώστε να περάσετε είτε ολική, είτε τμηματική πληρωμή του τιμολογίου σας.
Φόρμα καταχώρισης πληρωμής
Με αυτή τη φόρμα αποθηκεύουμε τις πληρωμές που δεχόμαστε, στη βάση δεδομένων της εφαρμογής. Όταν κάνουμε διπλό κλικ στον αριθμό ενός τιμολογίου, συμπληρώνονται αυτόματα τα πεδία: Αριθμός τιμολογίου, Πελάτης και Έργο. Εμείς συμπληρώνουμε την ημερομηνία, το ποσό της πληρωμής μας και τυχόν παρατηρήσεις. Πατώντας στην Αποθήκευση, εισάγουμε τη συγκεκριμένη πληρωμή στο αρχείο πληρωμών της εφαρμογής.
Αρχείο πληρωμών
Αντίστοιχα με το αρχείο τιμολογίων, σε αυτό τον πίνακα αποθηκεύονται όλες οι πληρωμές που δεχόμαστε για τα τιμολόγια που εκδίδουμε. Και πάλι, με τη χρήση φίλτρων στις διαθέσιμες στήλες, μπορείτε πολύ εύκολα να εντοπίσετε πληρωμές και να δείτε χρήσιμα στατιστικά στοιχεία.
Για πιο ολοκληρωμένη εικόνα ενός πελάτη, δείτε την Αναφορά της εφαρμογής.
Αναφορά
Μία από τις πιο χρήσιμες οθόνες της εφαρμογής, αφού σας επιτρέπει να δείτε τη συνολική αλλά και αναλυτική εικόνα ενός πελάτη σας. Αρχικά επιλέγετε το χρονικό διάστημα που σας ενδιαφέρει και μετά επιλέγετε έναν πελάτη από το αναδυόμενο μενού. Τα στατιστικά ενημερώνονται αυτόματα και βλέπετε το συνολικό ποσό τιμολόγησης, το σύνολο των πληρωμών σας και το ανοιχτό υπόλοιπο για τον επιλεγμένο πελάτη, για το διάστημα που επιλέξατε αλλά και διαχρονικά. Επίσης βλέπετε τα αντίστοιχα στατιστικά για όλους τους πελάτες σας διαχρονικά.
Κάνοντας κλικ στο Προβολή Τιμολογίων ή το Προβολή Πληρωμών βλέπετε τις αντίστοιχες κινήσεις αναλυτικά, για τον επιλεγμένο προμηθευτή και για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα που επιλέξατε και μπορείτε να τις εκτυπώσετε.
Δείτε τη λειτουργία της εφαρμογής σε ένα σύντομο βίντεο:
Η εφαρμογή διαχείρισης τιμολογίων και πληρωμών πελατών παρέχεται στην εφάπαξ τιμή των 60 ευρώ, χωρίς άλλα κόστη, ετήσια ή ανά άδεια/χρήστη.
Η πληρωμή μπορεί να γίνει με την ασφάλεια συναλλαγών του PayPal, πατώντας στο παρακάτω κουμπί ή στέλνοντας ένα μήνυμα μέσω της φόρμας επικοινωνίας της ιστοσελίδας.
Επειδή πρόκειται για custom εφαρμογή στο Excel, μπορεί να επεκταθεί και να αναβαθμιστεί με βάση πιο εξειδικευμένες ανάγκες και απαιτήσεις. Σε αυτή την περίπτωση, θα χαρούμε να λάβουμε ένα μήνυμά σας και να κουβεντιάσουμε μαζί τις προδιαγραφές και τις επιθυμίες σας.
